Ügyfélfogadási idő, postai úton beadható kérelmek
A konzulátuson az ügyfélfogadás előzetes időpontfoglalás alapján történik. Az időpontfoglalást nem igénylő esetekben a konzulátust ügyfélfogadási időben lehet felkeresni.
Az ügyfélfogadási napokról, a munkaszKüneti napokról az „Ügyfélfogadás, időpontfoglalás” résznél talál pontos információkat.
A konzulátuson főszabály szerint személyesen kell az ügyeket intézni. Egyes ügyek postai úton is intézhetők, ezeket a „Személyesen, illetve postai úton intézhető kérelmek” részben találja. Azon ügyeknél, ahol lehetséges a postai út igénybe vétele, javasoljuk, hogy éljenek ezzel a megoldással.
Ha bármilyen küldeményt küld a konzulátusnak, mindig írjon mellé egy kísérő levelet, amelyben leírja mit szeretne, valamint adja meg telefonszámát, e-mail elérhetőségét.

Időpontfoglalás
A személyes ügyintézésre főszabály szerint előzetesen időpontot kell foglalni. Időpontot az „Ügyfélfogadás, időpontfoglalás” oldalon leírtak szerint tud foglalni.
Ugyanazon ügyre egy ügyfél csak egy időpontot foglalhat. Amennyiben valaki több időpontot is lefoglal, valamennyi időpontot külön figyelmeztetés nélkül töröljük.
Ha valaki a lefoglalt időpontban nem tud megjelenni, kérjük, törölje magát a rendszerből (az igénybe nem vett időpont nem átruházható!) és foglaljon új időpontot.

Felkészülés az ügyintézésre
A honlapon minden egyes konzuli ügyre vonatkozóan részletes tájékoztatót talál.
Kérjük, hogy először figyelmesen olvassa el a honlapon leírtakat. Ha több ügyet intéz egyszerre, úgy minden egyes ügyre vonatkozó információt nézzen meg (például gyermek születésének anyakönyvezése, útlevél kérelme és apai elismerő nyilatkozat esetén mindezen részeit a honlapnak el kell olvasni). Minden ügytípusra külön foglaljon időpontot (ha a szülő házasságát egyidőben szeretnék anyakönyveztetni a gyermek születésének anyakönyvezésével, ebben az esetben egy időpontot a szülő nevére és egy másikat a gyermek nevére).
Ha a honlapon valami nem egyértelmű, akkor kérjük, hogy e-mailben keresse meg a konzulátust a pontos kérdésével.
Kérjük, hogy a honlapról előzetesen letöltött és kitöltött adatlapokkal jöjjenek a kérelmet beadni. Az ügyintézési idő meghatározásakor azzal számoltunk, hogy az ügyfelek előre előkészítik a dokumentumokat, illetve kitöltik az adatlapokat, ezért ha valakinek helyben kell ezt megtennie, a bonyolultabb esetekben az ügyintézési idő lényegesen megnövekedhet.
A konzuli díjakat Maestro bankkártyával lehet kiegyenlíteni. Aki nem rendelkezik bankkártyával, annak csekket állítunk ki, melyet a közeli Bank Austriaban tud befizetni (a bank 6,00 euró kezelési költséget számít fel). A befizetés tényét igazoló pecséttel ellátott csekket minden esetben vissza kell hozni bemutatni.

Ügyintézés a konzulátuson
Az ügyfeleket az időpontfoglalás alapján fogadjuk. Az ügyfelek nagy száma miatt a késésből eredő csúszásokat nem tudjuk kezelni, ezért kérjük, hogy időben érkezzen (a visszaigazoláson feltüntetett kezdő időpontra). Felhívjuk a figyelmet, hogy azokat az ügyfeleket, akik az előre lefoglalt időpontjukat lekésik, csak az időben érkezett ügyfelek után tudjuk fogadni. Amennyiben az adott napon a konzulátuson nincs szabad kapacitás új időpontot kell foglalnia.
Az időpontfoglalás alapján kizárólag azon ügy intézésére van lehetőség, amelyre a foglalás szól. Más ügyeket, illetve további ügyeket a konzulátus csak különösen indokolt esetben vesz át.
Kérjük, hogy a tévedések elkerülése érdekében nézzék meg az „Ügyfélfogadás, időpontfoglalás” részben, hogy pontosan mely ügytípusra kell időpontot foglalni.
A kérelem benyújtásakor a honlapon meghatározott dokumentumokat, okmányokat kell benyújtani. Amennyiben a kérelem hiányos, az ügyfél hiánypótlási felhívást kap, amelynek teljesítéséig az ügyintézés nem kezdődik meg.
A konzulátuson azonnali, illetve sürgősségi eljárásra nincs lehetőség. A honlapon feltüntettük, hogy melyik eljárásnak mennyi a várható ügyintézési ideje, azonban ez csak tájékoztató jellegű, az eljárási idő rövidebb, illetve hosszabb is lehet.

A kérelem benyújtása után
A magyarországi ügyintézést igénylő konzuli ügyek állásáról a konzulátus nem tud tájékoztatást adni. Amennyiben érdeklődni kíván, kérjük, hogy közvetlenül az illetékes magyarországi hivatalt keresse meg. A rendszeres telefonok, illetve e-mailek lassítják az ügyintézést, ezért kérjük, hogy várjon türelemmel az eljárás végéig. Amennyiben valamilyen ok miatt az eljárás vége előtt újabb intézkedésre van szüksége, úgy e-mailben keresse meg a konzulátust.
Az eljárás lezárultáról elsősorban telefonon, majd e-mailben vagy postán értesítjük Önt. A kézbesítés módjával kapcsolatos igényét a kérelem benyújtásakor egyeztesse az ügyintézővel, illetve postán beadott kérelem esetén a kísérőlevélben írja meg.
Az egyes dokumentumok, elkészült okmányok átvételére személyesen, kizárólag pénteken 8.30-11.30 között kerülhet sor, amelyhez nem kell időpontot foglalni.

Kapcsolattartás a konzulátussal, visszajelzés
A telefonvonalak zsúfoltsága miatt kérjük, hogy elsősorban e-mailt küldjön a konzulátusnak az info.wien@mfa.gov.hu címre.

Fontosnak tartjuk, hogy az ügyfeleink kiszolgálása magas szakmai színvonalon, udvariasan történjen. Ehhez fontos számunkra az Ön véleménye, ezért kérjük, hogy ha észrevétele, véleménye van az ügyintézéssel kapcsolatban, úgy írja meg a konzulátus e-mail címére. Kérjük, hogy azt is írja meg, ha elégedett volt az ügyintézéssel.